1. E-mail  mesajlarını yazarken uyulması gereken genel kurallar:

• Email ve WEB adreslerinde Türkçeye has olan (ç,Ç,s,S,g,G,i,I,ö,Ö,ü,Ü) karakterleri kullanılmazlar dolayısıyla Türkçe klavye kullandığınız zaman dikkatli olunuz. Ayrıca mesaj kısmında yazacağınız Türkçe karakterler bazı makinalarda görüntülenmeyebilir çünkü Internete bağlı tüm bilgisayarlar aynı işletim sistemlerini kullanmadıkları için Türkçe karakterleri doğru görüntülenmeyebilir. 
• Mesajlari büyük harflerle yazmayınız. Büyük harf, bağırmak, kükremek, parlamak gibi algılanır.
• Mesajlarda gerçek isim ve e-mail adresinizi kullanınız.
• Subject (Konu) kısmı boş mesaj göndermeyiniz. Subject  alanına yazacaklarınız, mailinizin içeriğine uygun anahtar kelimeler ve kısa bir tanım olabilir.
• Özellikle listelere, tartışma gruplarına o anki kızgınlığınızla oturup alel-acele yanıtlar göndermeyin (flame mails). Bu tip e-maillar, çoğunlukla, gönderildikten hemen sonra çok ters tepkilere yol açar ve genellikle gönderen de, "keşke göndermeseydim" der. Mesajlarınızı yazım ve görgü kurallarına uygun yazınız.
• Hergün, mesaj gelip gelmedigini kontrol edin. e-mailnizi uzun süre okuyamacaginiz durumlarda, üye oldugunuz listelerden geçici olarak kaydinizi sildirin, çünkü bunlarin çogu çok sayida mesajlarla posta kutunuzu dolduracaktir. e-mailnizi her gün kontrol edin ve postalarinizi, limitinizi asacak kadar sistemde tutmayinç Gereksiz mesajları posta kutunuzdan silin.
• e-maillerinizde kredi karti numarası, herhangi bir sifre gibi özel bilgileri yazarken dikkatli olun. Unutmayin ki, e-mail hala çok güvenli değil.
• Mesaj göndereceğiniz kişinin adresini, mesaji göndermeden önce kontrol ediniz. 
  Özellikle, arkadaşınıza diye gönderdiginiz mesaji bir listeye göndermemeye dikkat ediniz.Mesajınızı nereye gönderdiginize dikkat edin. Ayni listeye üye bir arkadasinizin mailini alinca ona "özel" yazdiginiz bir mesaji çok kolayca "yanlislikla" dogrudan listeye gönderebilirsiniz. Listelere gönderilen "özel mesajlar" liste üyelerince (hakli olarak) pek hos karsilanmaz. 
• Şifrenizi kimseye vermeyiniz ve zaman zaman değiştiriniz (3-5 ayda bir gibi)
• Mail programınız bazı formatlama seçenekleri sunabilir (yazıyı italik, koyu renk, renkli yapma, e-mail içinde animasyonlar, resimler, ses vb. kullanma gibi). Ancak, karşı tarafın email programı bunları desteklemeyebilir. Dolayısıyla karşı tarafın mail programının bu tip formatları desteklediğinden emin olmadan bu tip özel formatlı mesajlar göndermeyin.
• Gelen mesajlara yanıt yazarken, orijinal mesajdan gerektiği kadarını da cevabınıza ekleyip cevabınızı da gelen mesajın ilgili yerlerinin hemen altına yazarsanız içeriği de tutturmuş olursunuz. Günümüzde kullanılan hemen hemen tüm e-mail programları, cevaplarda orijinal mesajin da e-mailin sonuna otomatik olarak getirirler.
• Birisine, ya da bir gruba/listeye bir konu hakkında soru sorduğunuzda "lütfen" demeyi unutmayın. Sizin için birisi cevap yazmış, probleminizle ilgilenip çareler üretmeye çalışmışsa, bir mail ile ilgili kişiye "teşekkür ederim" demeyi unutmayınız.
• Sorularınıza hemen cevap beklemeyin. Mailinizi gönderdikten 10 dak. sonra bir cevap alamayıp "kimsenin sizi önemsemediğini" düşünmeyin.
• Eger mail ile bir soru soruyorsanız, çok açık ve sade bir biçimde sorununuzu tanıtın. Gerekli tüm bilgileri verin. Söz gelimi, "Bilgisayarım çalısmıyor, neden acaba?" şeklindeki anlamsız bir soruya hiç kimse cevap yazmazsa şaşırmayın. 
• Hiç bir zaman e-mailinizin, sadece siz ve gönderdiginiz kişi tarafindan okunacağını   zannetmeyin, telefonda söyleyemeyeceginiz seyleri, e-mail ile de göndermeyin.
• Aldığınız emaille beraber gelen attachmentları açarken çok ama çok dikkatli olun, virusler en çok bu şekilde bulaşıyor. Siz de başkalarına dosya göndereceğiniz zaman mutlaka virus taramasından geçirdikten sonra gönderiniz.

2. e-mail programlarinda görülen "From,To,Subject,Cc, Bcc, Forward " gibi ifadeler ne anlama gelir?

• From: e-mail'i gönderen kişinin e-mail adresi (ve gerekli olmasa bile, Adı, Soyadı) yeralır. Bu e-maili gönderen kişinin kim olduğunu bildirir.
• To:  e-mail'i göndereceğimiz kişi(ler)'in e-mail adres(ler)'i. Gönderilecek kişi sayısı 1'den fazlaysa adresler arasına virgül ya da noktalı virgül konarak (bazı sistemlerde bir boşluk bırakılarak) yazılır.
• Subject: mesajın içeriğine uygun kısa bir tanım yazlılır. 
• Cc: alanına, e-mailin kopyasını başka bir kişiye ya da kişilere (genellikle, e-mail içerigi ile 2. dereceden ilgili kişiler olabilir) göndereceksek, onların adresleri yazılır. (Cc : Carbon Copy)
• Bcc: Cc ile aynı işlevi görüyor. Farkı, maili alan kişiler To: ve Cc: alanlarındaki bilgileri görebilmelerine karşın, Bcc alanındaki kişileri göremezler (Bcc: Blind Carbon Copy).
• Forward: size gelen bir mesajı bir başkasına aynen iletmek için kullanılır.

3. Nickname (Alias) nedir?

Nickname (Takma Ad) bütün email programlarının sunduğu bir kolaylıktır. Uzun ve karmaşık e-mail adresleri yerine sizin belirlediğiniz daha kısa bir isim kullanmak her açıdan daha kullanışlıdır. Örnek olarak, mustafa.kucuksu@ctp.bilkent.edu.tr gibi uzun bir adrese karşılık olarak sadece' Mustafa' diye bir nickname tanımlarsanız bundan böyle To (kullanıcı ismi) yerine sadece "Mustafa" yazarsanız mesaj otomatikman mustafa.kucuksu@ctp.bilkent.edu.tr adresine gidecektir. Nickname tanımlama prosedürü  sistemden sisteme küçük değişiklikler gösterebilir.

4. Signature (Imza) Nedir? Nasıl kullanılır?

Signature (imza), gönderdiğimiz her e-mailin sonuna otomatik olarak konulan, içeriği önceden hazırlanmış dosyalardır. Imza dosyalarında, genellikle, kişinin adı-soyadi, e-mail adresi, (varsa) web adresi, posta adresi, telefon/faks numaraları bilgilerinden istenenler konabilir. Genel bir kural olarak, imza dosyalarınızı fazla uzun tutmamaya çalışın (En fazla 3-4 satır).

5. Attachment (eklenmiş dosya) nedir?

e-maille birlikte yazı, resim, ses, film, program vb. dosyalarınızı da gönderebilirsiniz. Bu, genellikle, "eklenecek" dosyanin adinin e-mailnin bas kisminda "Attahment:" seklindeki bir alana yazilmasiyla olur.  Maili alan kişi, gönderilen dosyayı yerel diskine kopyalayıp istediği zaman kullanabilir. Outlook Express email programında yeni bir mesaj açtıktan sonra araç kutusundaki ataç sembolüne tıklayıp istediğiniz dosyayı seçerek gönderebilirsiniz. 

6. Gönderdigim e-mail yerine ulaşmadan bana geri döndü. Problem ne olabilir?

1. e-mail gönderdiğiniz kişinin adresini yanlış yazmışsınızdır ya da o kişinin email hesabı iptal edilmiştir. Geri dönen e-mailin başında "No such local user", "user unknown" gibi satırlar görürseniz ve adresi de doğru yazdığınızdan eminseniz, e-mail gönderdiginiz kişinin email hesabı kapanmıştır. Eğer @ işeretinde öncesi doğru sonra gelen kısmı yanlış yazılmışsa alacağınız hata mesaji "host unknown" ya da benzeri bir şey olacaktır. Eger bu kısım da doğruysa sonraki maddeyr geçin..
2. Kullandığınız DNS servisindeki bir hata yüzünden gönderdiginiz adres cözümlenememişse, "host unknown" mesaji ile mailiniz geri dönebilir. Bu, muhtemelen geçici bir hatadır. Gelen mailin başında bu durumda ilgili uyarıyı ('host unkonown') görürsünüz. Bir müddet sonra yeniden gönderin. Uzun süre bu hata devam ediyorsa sorumlu kişileri arayıp problemi iletin.
3. SMTP servisi kötü performanslı hatlar yüzünden maili gönderememektedir ve size durumu açıklayan bir mail göndermiştir. Gelen mailin başında genellikle, mailin gönderilemediği ama daha sonra tekrar gönderilmeye çalısılacaği yazılıdır.

7. e-mail ne kadar güvenli?

Ne yazık ki e-mail için tam güvenli diyemeyiz. e-mail bir yere ulaşırken pek çok makinadan geçer, buralarda bazı potansiyel 'suç işlemeyi seven kişiler olabileceği için maillerinizin içeriğine bakmak teknik açıdan mümkün. Tabii bunu herkes yapamaz, ileri derecede programlama bilgisi olanlar yapabilir ancak binlerce ağ arasında böyle kişiler her zaman olabilir. Dolayısıyla, gizli bilgiler içeren mailleri (kredi kartı numaraları, sifre vb) e-mail ile göndermeyin  Ayrıca, size gelen maillerin 'From:' kismında gördügünüz adres ve isim aslında o maili gönderen kişiye ait olmayabilir. Bazı programlar yardımıyla başkasına ait  email hesabından bir başkasına email atabilirsiniz.

Eğer güvenlik sizin için çok önemliyse www.freedom.net adresinde bulabileceğiniz freedom programını kullanabilirsiniz.

8. e-mail ile gelen mesajlarla sistemime virüs bulaşı mı?

Bu soruya günümüzde "hayır" demek ne yazık ki artık mümkün değil. Öncelikle,

• Sadece düz yazı (text) içeren bir e-maili okumakla sisteminize virüs bulaşmaz fakat HTML kodu içeren mailleri sadece okuyarak (attachment taşımasa bile) virus bulaşabilir, son zamanlardaki  meşhur "kak" virüsleri gibi... Kullandığınız mail programı, maili okumak için açtığınız anda aslında bir program olan ilgili kod çalışmaya başlayabilir. Windowsda Start-Find'dan *.kak, *.hta yazarak (C yani hardiskinizde) arama yapınız, eğer hiç bir şey bulamazsanız tebrikler, eğer herhangi bir dosya bulursanız geçmiş olsun. Panik yapmadan, hemen http://www.datafellows.fi/v-descs/kak.htm sitesini ziyaret edin.
• Eğer aldığınız e-mail ile birlikte bir "attachment (eklenmiş dosya)" varsa, dosyayi diskinize saklamakla "o dosya virüslü dahi olsa" yine virüs bulaşmaz, dosyayı çalıştırırsanız ve o dosya da virüslü ise sisteminize virüs bulaşır.

9. e-mail mesajlarındaki  :-), :-(, (-* gibi semboller ne anlama gelir?

Bazı durumda duyguları sözlerle ifade etmek zordur. Kızgınlık, sevinç, üzüntü, şaşkınlık, vb gibi durumları genellikle yüz ifadelerimizle (vücut dili, mimik) ifade ederiz. Bu tip duyguları mesaj yazdığımız, bizi görmeyen birisine iletebilmek için bu semboller kullanılır. Yıllar içinde, standart ascii karakterler kullanarak (Ascii Art, harflerle yapılan sanat) böyle durumları anlatan kısaltmalar türetilmiştir. Grafik ortamların bilgisayar dünyasına uzak/yabancı olduğu zamanların (1980'ler) ürünü olan bu kısaltmalar gerçekten Internet dünyasında çok tutuldu. .

Bu sembollerin kısa bir listesi:

Daha uzun bir liste için buraya "tı layınız.

10. İstemediğim kişilerden gelen e-mail mesajlarını filtreleyebilir miyim?

Evet, bunu yapabilirsiniz. Bazi e-mail programları (Outlook Express, Pegasus Mail, Eudora Pro, E-Mail Connect gibi) oldukça esnek filtreleme mekanizmalarina sahiptirler. Size gelen e-mail iletilerinin bas kismindaki (header) bazi bilgilerden (Subject, From, To, Cc bilgileri gibi) yola çıkarak, filtreleme yapabilirsiniz. Filtreleme 2 aşamalidir:

• Filtrelenecek mesajin tanınması (genellikle header bilgilerinden yararlanılarak)
• Bu mesaj ile ilgili ne gibi bir işlem yapılacağının verilmesi (bunlar genellikle; mesaji silmek, geri iade etmek, bir baskasına aynen iletmek, özel bir dizine kopyalamak vb. seklinde olabilir)

Örnek olarak, eger belirli bir kisiden gelen e-mail iletilerini hiç okumak istemiyorsaniz, e-mail programinizda "From" kısmı ile ilgili o kişinin adını ve e-mail adresini verdiginiz bir kural (rule) tanımlarsınız. Daha sonra da bu kurala uyan tüm mesajları silmek istediğinizi belirtirsiniz. Böylece, bu mesajlar size geldiğinde e-mail programınız otomatik olarak onu silecektir.

11. Bedava e-mail servisi veren siteler hakkında bilgi verir misiniz?

Internet servis sağlayıcılarının hepsi de servis verdikleri kişilere e-mail hesabı verirler. Bunun yanında bir de ömür boyu size BEDAVA e-mail adresi vermeyi taahüt eden binlerce site var. Özellikle bir ISS'den servis alıyorsanız, sözleşmeniz bittiğinde hesabınız iptal oluyor. Başka bir ISS ile çalışmak istemeniz durumunda da aynı şey söz konusu. Bedava e-mail servisi veren sitelerden aldığınız hesap o şirket durduğu sürece size aittir.  Web erişimi olan herhangi bir bilgisayar ile e-maillarinizi WEB tabanlı olarak okuyabiliyorsunuz. Bu siteler, reklam gelirleri ile para kazandıklarını söylüyorlar ve tam gizlilik garantisi veriyorlar (he he !!!?). Hepsinde de, kendinize bir kullanıcı adı (username) ve şifre (password) seçiyorsunuz. Bedava email servislerine ait detaylı bilgi için: http://www.geocities.com/Paris/Cafe/2253/bedavaemail.html

• NetAddress : http://www.netadress.com
• HotMail : http://www.hotmail.com
• GeoCities : http://www.geocities.com
• Juno :  http://www.juno.com/
• BigFoot :  http://www.bigfoot.com/
• Star Mail :  http://www.starmail.com/
• PeMail :  http://www.pemail.net/
• Lajolashores :  http://www.lajollashores.com/

12. Tanımadığım kişilerden hoşlanmadığım mailler alıyorum. Ne yapmam lazım?      (SPAM MAIL)

Bazen posta kutunuza tanımadığınız yelerden ilgisiz, çoğunlukla ticari reklam amaçlı propaganda içerikli mesajlar gelebilir. Bu tip mailleri gönderen insanlar, listeleri, haber gruplarını vb. tarayarak insanların e-mail adreslerini belirleyip bu mailleri gönderiyorlar. İnternette dolaşan, "bu mesaji bilmem kaç kisiye yollarsanız, x  kuruluşu size mesaj başına x dolar verecek, bir takım ürün satış ilanları, zincir mektuplar, ne idüğü belirsiz virus uyarıları, dünya bilmem kimler birliği olarak zavallı afrika halkına yardım kampanyaları, sinemada iğne ile AIDS kapanlar veya böbrekleri çalınanlarla ilgili mesajların gerçekle hiçbir ilişkisi yoktur ve SPAM olarak adlandırılır. Tek  amaçları bu tür mesajlar forward edildikçe üzerinde toplanan emaillerin adreslerinin toplanmasıdır. Bu zincir mektuplarla toplanan adresler daha sonra pazarlanmakta, "250.000 e-posta adresi" gibisinden CD'lerde satılmaktadır. Dikkat edilirse imza kampanyalarında bile e-posta adresinizi eklemeniz istenmektedir. Bu tür ilanların sonundaki "çıkmak için bilmemkim@bilmemnere.com adresine  remove başlıklı mesaj göndermeniz yeterlidir" ifadesi KESINLIKLE ciddiye alınmamalıdır. Genelde bu tür remove istekleri kaale alınmamakta, hatta email adresinin doğruluğunu kontrol etmekte kullanılmaktadır.Hem WEB-tabanlı email servislerinin hem de POP3 hesaplarinin filtreleme özellikleri vardır, bir şekilde onu bulup gelen adresleri oraya eklerseniz artık bir daha o adresten size mail gönderilemez.
Ayrıca:

1) Mail fordwardlarken seçici davranmak, gelen tüm mailleri forwardlamamak.
2) Bu gibi mailleri forwardlarken gönderen adres veya adreslerini silmek.
3) Eger uzun bir adres listeniz bulunuyorsa, adresleri TO ya da CC yerine BCC'ye koyarak gizlemek de SPAM'ı önlemede tedbir olarak düşünülebilir.

SPAM maillerı konusunda ayrıntılı bilgi için:
http://www.spam.org.tr/
http://kurul.ubak.gov.tr/spam-taslak.html
http://kurul.ubak.gov.tr/spam-dek.html

Ingilizce bir makale: http://www.infoworld.com/articles/hn/xml/01/04/17/010417hnadvocates.xml?p=br
                    http://ddi.digital.net/~gandalf/spamfaq.html